1、若熟人找領導且領導在的話,就立即轉告,讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時,在傳達電話前,要清楚表達“xx公司xx先生打來的電話”,同時,要把從對方得到的消息,簡潔、迅速地傳給領導,以免對方再重復一次,同時讓你的領導有個思想準備。

2、若是領導不愿接的電話,對于需要搪塞的場合,則應靈活應付,恰當地把握講話的分寸,按領導意圖妥善處理;有時需要機智巧妙,避免給領導接通他所不想接的電話,秘書有責任使領導避開浪費時間的、不必要的電話,有責任辨別領導樂于和哪些人通電話,并應通曉如何巧妙地對待他人。如說:“對不起,先生。xx領導剛離開辦公室。”或:“我不知何時能找到他。”

3、若領導正忙或已出差無法接電話時,可讓對方留話,表示會主動聯系。

4、若對方要求找其他人通話時,應馬上幫助傳達。

5、若對方要找的人不在時,應溫和地轉告對方,并可主動提出是否需要幫助,是否可找別人講話以及對方的電話號碼等,以便再與其聯絡,絕不要簡單答“他不在”,這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言,必須確實記住留言內容:

(1)何時何人來的電話?

(2)有何要事?

(3)需要回電話嗎?

(4)回電話的對象是誰,如何稱呼?

(5)是否再打過來?

(6)對方電話號碼等等。記完后要復述一遍,并告其請放心,一定轉告,然后把留言條放到留言對象的桌上,以便他回來的時能看到。